Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer
Beranda / Surat / Umum

Surat Jalan Pengiriman Barang

Oleh Penulis Ilmunesia~
Sumber: ilmunesia.org

Surat jalan merupakan dokumen penting dalam proses pengiriman barang. Fungsi dari surat jalan pengiriman barang adalah sebagai bukti resmi dari transaksi pengiriman barang yang dilakukan, serta sebagai alat untuk mengkonfirmasi bahwa barang yang dikirim telah diterima oleh penerima yang sah.

Biasanya surat jalan memiliki beberapa informasi penting berikut kami jelaskan isi dari surat jalan terlebih dulu :
  • Identitas pengirim dan penerima barang, termasuk nama perusahaan, alamat, dan kontak yang dapat dihubungi.
  • Nomor referensi transaksi (seperti nomor PO)
  • Daftar barang yang dikirim beserta jumlah, jenis, dan spesifikasi.
  • Rincian pengiriman barang, seperti jenis kendaraan yang digunakan, nomor polisi, dan tanggal pengiriman.
  • Tanda tangan pengirim dan penerima barang sebagai bukti penerimaan barang yang dikirim.
  • Catatan khusus jika ada, seperti kondisi barang yang diterima, masalah yang terjadi selama pengiriman, atau instruksi khusus.
Semua informasi yang diperlukan harus diisi dengan benar dan detail sehingga surat jalan dapat digunakan sebagai bukti resmi dari transaksi pengiriman barang dan dapat digunakan sebagai acuan dalam proses pengiriman barang selanjutnya.

Surat Jalan Pengiriman Barang yang lengkap harus mencakup semua informasi yang diperlukan seperti yang disebutkan di atas. Surat jalan harus diterima dan ditandatangani oleh penerima barang sebagai bukti penerimaan barang yang dikirim dan harus disimpan sebagai dokumen resmi dari transaksi pengiriman barang tersebut.

Lalu, surat jalan juga memiliki beberapa rangkap yaitu :
  1. Rangkap asli (original copy) - merupakan rangkap asli dari surat jalan yang diterima oleh penerima barang. Rangkap asli ini harus ditandatangani oleh penerima barang sebagai bukti penerimaan barang yang dikirim.
  2. Rangkap pengirim (sender copy) - merupakan salinan dari surat jalan yang diterima oleh pengirim barang. Rangkap pengirim ini digunakan untuk melacak status pengiriman barang dan sebagai bukti resmi dari transaksi pengiriman barang.
  3. Rangkap eksternal (external copy) - merupakan salinan dari surat jalan yang diterima oleh pihak eksternal seperti pihak pengangkutan atau pihak ketiga lainnya yang terlibat dalam proses pengiriman barang. Rangkap eksternal ini digunakan untuk melacak status pengiriman barang dan sebagai bukti resmi dari transaksi pengiriman barang.
  4. Rangkap sistem (system copy) - merupakan salinan dari surat jalan yang disimpan dalam sistem informasi perusahaan. Rangkap sistem ini digunakan untuk melacak status pengiriman barang dan sebagai bukti resmi dari transaksi pengiriman barang.
Semua rangkap dari surat jalan pengiriman barang harus disimpan dengan baik sebagai dokumen resmi dari transaksi pengiriman barang. Berikut dibawah ini merupakan contoh simpel dari surat jalan :

Kepada Yth,

PT. XYZ 
Jl. ABC No. 123 
Kota DEF

Dari: 
PT. ABCD 
Jl. WXYZ No. 789 
Kota GHI

Tanggal: [tanggal pengiriman]

Nomor Surat Jalan: [nomor surat jalan]

Kami dengan ini mengirimkan barang-barang sebagai berikut:
  • [daftar barang yang dikirim, termasuk jumlah, jenis, dan spesifikasi]
  • [contoh: 10 buah mesin cuci, merk LG, tipe F1234]
Kami berharap barang-barang tersebut diterima dalam kondisi baik. Apabila ada masalah dengan pengiriman atau kondisi barang, harap segera kontak kami.

Terima kasih atas kerjasamanya.

Hormat kami, 
[nama pengirim] 
[jabatan pengirim] 
PT. ABCD

cc: [daftar cc yang diperlukan, jika ada]


Itu dia salah satu contohnya tentunya contoh diatas dapat kamu sesuaikan sendiri.